Savoir-vivre pracownika biurowego

Kultura pracowników biurowych, a zwłaszcza sekretarki, wpływa pozytywnie na odbiór firmy. Znajomość reguł savoir-vivre daje poczucie swobody i jednocześnie uwalnia od stałej niepewności czy postępujemy właściwie. Od kultury pracowników zależy też dobra atmosfera w pracy, co jest niezwykle ważne.

Dobrze wychowany człowiek stosuje zasady savoir-vivre zarówno w życiu prywatnym, jak i w życiu zawodowym.

Najczęściej stosowanie zasad dobrego zachowania na płaszczyźnie zawodowej wiąże się z przestrzeganiem punktualności, witaniem się, przedstawianiem siebie i innych osób, zajmowaniem miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, prowadzeniem rozmów.

Ustalanie hierarchii osób

Problemem w stosunkach służbowych jest często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy kierować się następującymi zasadami:

1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub jadącymi, zatem osoby idące lub jadące powinny się pierwsze kłaniać.

2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z obowiązku przestrzegania tej reguły.

3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również przynależność do pokoleń. Na przykład, gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo.

4. Hierarchia służbowa - bezpośredni przełożony ma przewagę nad podwładnymi. Przewagi takiej nie ma jedanak szef, który nie jest przełożonym danego pracownika, np. kierownik innego działu.

Punktualność

W kontaktach biurowych punktualność ma bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a spóźniony musi przeprosić i krótko usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i usprawiedliwienie powinny być przekazane gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie przerywamy obrad).

Także przybywanie na spotkanie zbyt wcześnie nie jest właściwe.

Witanie

Podczas witania ważne jest to, kto wita pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki, odbiera ubranie, pomaga się ubrać i rozebrać. Obowiązują tu proste zasady:

	kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną;
	jeśli wita się z kobietą w zbliżonym wieku, wystarczy, że lekko się podniesie;
	mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają.

Wystarczające jest powitanie słowne, podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki, obowiązują następujące zasady:

	przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej.
	nie należy podawać ręki przez biurko lub przez stół, zawsze należy wyjść zza biurka;
	dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed siebie, ścisnąć ją umiarkowanie;
	nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek, chyba że partner zrobił to pierwszy;
	mężczyźni nie powinni podawać ręki na siedząco, powinni wstać;
	kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają, witając się ze szczególnie dostojnym gościem lub kobietą znacznie starszą.

Powitanie	Greetings
Dzień dobry! (przed południem)	Good morning!
Dzień dobry! (po południu)	Good afternoon!
Dobry wieczór!	Good evening!
Cześć!	Hello!
Witam serdecznie.	You're welcome. / l'm very pleased to see you.
Jak się masz?	How are you?
Miło mi Cię poznać.	Nice to meet you.
Cieszę się, że Cię widzę.	Nice to see you.
Jak ci się spało?	Did you sleep well?
Czy podróż minęła Ci spokojnie?	Did you have a good journey?

Przedstawianie

Uczestniczy spotkań w interesach powinni się znać, muszą więc być sobie przedstawieni. Osobami upoważnionymi do przedstawiania sobie uczestników spotkania są:

	mistrz ceremonii;
	radca protokołu;
	gospodarz spotkania.

Jeśli na spotkaniu nie ma osoby upoważnionej do prezentacji, to należy przedstawić się samemu. Przedstawiać można się następująco:

"Pozwoli Pan, że się przedstawię: Marek Kwiatkowski"

"Czy mogę się przedstawić? Jestem Marek Kwiatkowski"

Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko i nazwę reprezentowanej firmy, np.

"Dzień dobry, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces".

"Miło mi, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces". Zaprosiłem Pana w sprawie..."

Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie podawać swoich tytułów. Tytuły przedstawianych osób może podawać tylko osoba, która dokonuje prezentacji.

Przedstawianie się	Introductions
Czy mogę się przedstawić?	May I introduce myself?
Nazywam się Kate Smith.	My name is Kate Smith.
Gdzie mieszkasz?	Where do you live?
Mieszkam w Berlinie.	I live in Berlin.
Gdzie się zatrzymałeś?	Where are you staying now?
Na jak długo przyjechałeś?	How long are you staying here? / Are you staying long?
Czym się zajmujesz? (zawodowo)	What is your profession? / What do you do?
Jestem licencjonowanym przewodnikiem po Parku Narodowym.	I'm a licensed guide for the National Park.
Jestem właścicielem tego gospodarstwa.	I'm the owner of this farmhouse.
Oto moja wizytówka.	Here is my business card.

Tytułowanie

Tytułowanie jest wyrazem szacunku i kultury. Wyróżnia się cztery rodzaje tytułów:

	naukowe;
	zawodowe;
	kurtuazyjne;
	rodowe.

Tytuły i stopnie naukowe to:

profesor, docent, doktor habilitowany, doktor.

Występują też tytuły zawodowe, do których zalicza się tytuły:

magistra, inżyniera, licencjata.

Źródłem tych tytułów jest wykształcenie, nie mają one jednak rangi naukowej. tytuły zawodowe wiążą się również z zajmowanym stanowiskiem. Szczególną rolę odgrywają tu stanowiska kierownicze. Mówi się

pani dyrektor, panie prezesie, panie kierowniku

Tytułując kogoś w rozmowie, powinno się zwracać uwagę na to, aby pomijać część tytułu zawodowego obniżającego rangę rozmówcy.

Do zastępcy dyrektora mówi się panie dyrektorze, do wiceministra panie ministrze.

W sytuacji, gdy ktoś zajmuje stanowisko niekierownicze, zwykle nie używa się tytułów zawodowych, gdyż brzmią one źle np. sekretarka, asystentka. Do osób tych należy zwracać się pan/pani, dodając imię lub nazwisko.

Tytuły kurtuazyjne to wyraz szacunku wobec niektórych osób, np. do nauczycieli w szkole średniej mówi się tradycyjnie panie profesorze, mimo że dany nauczyciel profesorem nie jest.

Tytuły rodowe używane są obecnie rzadko. Można ich jednak używać jako form grzecznościowych, np.

Wojciech hrabia Dzieduszycki lub hrabia Wojciech Dzieduszycki

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach

Gość zajmuje miejsce wskazane przez gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny być ulokowane po przeciwnych stronach biurka czy stołu. Jeżeli w spotkani uczestniczy większa liczba osób, na stole przy każdym krześle powinna znajdować się kartka z nazwiskiem osoby, która powinna zająć dane miejsce.

Najlepszym sposobem ustawienia stołów jest ich zestawienie w koło.

Zajmowanie miejsc w samochodzie

Hierarchia miejsc w samochodzie uzależniona jest od tego, czy kierowcą jest pracownik zatrudniony w firmie na stanowisku kierowcy, czy też kierowcą jest prywatny właściciel samochodu.

Gdy samochód prowadzi ktoś, kto nie jest kierowcą zawodowym, najważniejszym miejscem jest to obok kierowcy. Ranga kolejnych miejsc jest następująca:

Jeżeli samochód prowadzi kierowca zawodowy, ranga miejsc jest inna:

Wizytówka

	Wymiana wizytówek następuje na koniec rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu wręcza się je często na wstępnie.
	Możesz poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero wtedy, kiedy sam wcześniej już swoją ofiarowałeś.
	Nie wypada prosić o nią osoby stojącej w hierarchii służbowej wyżej niż ty. Musisz zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę.
	Otrzymaną wizytówkę najpierw przeczytaj, potem możesz ją schować.
	Jeśli dostałeś ją na początku biznesowego spotkania, nie wolno jej chować do portfela czy kieszeni. Możesz ją włożyć np. do służbowego notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu schować.
	Nowo poznanej osobie daj tylko jedną wizytówkę. Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczysz na przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być źle widziane.
	Dopiski rób na wierzchu wizytówki, na odwrocie możesz skończyć.

Telefon

	Wyłączaj telefon w czasie spotkania, w kinie, teatrze czy na koncercie.
	Odbieraj go tylko wtedy, gdy możesz rozmawiać. Oddzwonisz w stosownym momencie.
	Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie - rozmawiaj krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie - wyjdź na zewnątrz, w restauracji (i musisz tę rozmowę odbyć) - przeproś swoje towarzystwo i na chwilę wyjdź.
	Ustaw dzwonek telefonu tak, by jego dźwiek nie stawiał na baczność całego twojego otoczenia.
	Nie odbieraj cudzej "komórki" (nawet służbowej w pracy), chyba że właściciel cię do tego upoważni.
	Jeśli ktoś dzwoni na twój prywatny telefon, nie musisz się przedstawiać, gdy na służbowy - zawsze tak.
	Wysłane SMS-em zaproszenie, np. na kolację, powinnaś potwierdzić.

Język telefonu po angielsku

Answering the phone Good morning/afternoon/evening, York Enterprises, Elizabeth Jones speaking. Who's calling, please? Introducing yourself This is Paul Smith speaking. Hello, this is Paul Smith from Speakspeak International. Asking for someone Could I speak to John Martin, please? I'd like to speak to John Martin, please. Could you put me through to John Martin, please? Could I speak to someone who … Explaining I'm afraid Mr Martin isn't in at the moment. I'm sorry, he's in a meeting at the moment. I'm afraid he's on another line at the moment. Putting someone on hold Just a moment, please. Could you hold the line, please? Hold the line, please.

Problems I'm sorry, I don't understand. Could you repeat that, please? I'm sorry, I can't hear you very well. Could you speak up a little, please? I'm afraid you've got the wrong number. I've tried to get through several times but it's always engaged. Could you spell that, please? Putting someone through One moment, please. I'll see if Mr Jones is available. I'll put you through. I'll connect you. I'm connecting you now. Taking a message Can I take a message? Would you like to leave a message? Can I give him/her a message? I'll tell Mr Jones that you called I'll ask him/her to call you as soon as possible.

Netykieta, czyli savoir-vivre internetowy

Zbiór niepisanych reguł uprzejmości w Internecie nosi trafną nazwę netykieta. Jest to zbitka angielskiego net (sieć) i francuskiego etiquette.

E-mail

	Regularnie sprawdzaj swoją skrzynkę pocztową. Na ważne maile staraj się odpowiadać w ciągu 24 godzin.
	Pisz krótko i na temat.
	Nie rozsyłaj internetowych śmieci (łańcuszków szczęścia itp.) jeśli twoi znajomi tego nie chcą.
	Nie wytykaj błędów w pisowni. Tu nadawca czasami nie ma czasu na korektę (ten zwyczaj nie zwalnia od dbałości o poprawność języka).
	Nie pisz całych zdań dużymi literami. W Internecie duże litery to podniesiony ton.

Listy, grupy, fora dyskusyjne

	Nie zadawaj pytania, na które już kiedyś została udzielona odpowiedź - zanim je zadasz sprawdź zawsze czy nie ma na nie odpowiedzi w FAQ (najczęściej zadawane pytania) tej grupy lub strony, na której jest forum dyskusyjne.
	Pisz rzeczowo i konkretnie, tak żeby każdy Cię zrozumiał.
	Nie pisz bez potrzeby dużymi literami, gdyż oznaczają krzyk.

Komunikatory, czat, IRC

	Nie rozsyłaj łańcuszków szczęścia.
	Jeśli ustawiasz status opisowy w programie GG postaraj się żeby dawał on jakąkolwiek(!) informację, jeśli masz zamiar w nim pisać o sprawach nikomu(!) nie potrzebnych jak np. "papa!!! :)))))))))", "Elvis żyje", "Eminem the best", "kocham Iksińską". Status opisowy wykorzystuj wtedy, gdy masz coś (niekoniecznie, choć najlepiej) ważnego do przekazania w tej akurat formie jak np. "będę o godzinie 22:00", "tylko w ważnych sprawach", "dziś jestem do 23:00", "chętnie porozmawiam z kimś" itp.
	Jeśli piszesz do kogoś kto Cię nie zna lub rozmawiasz z kimś przez komunikator po raz pierwszy, to wypada się przedstawić, bo ten nieszczęśnik zamiast choćby twej ksywki widzi np. tylko Twój numer id.
	Nie wstawiaj w wiadomości naraz całej galerii emoticon (tzw. buziek) np. 50 na raz, bo to tylko zwiększa rozmiary twoich wiadomości. Emoticons mają, jak sama nazwa wskazuje, wyrażać uczucia, które nie tak łatwo prze

LINKI;

http://pbiurowa.w.interia.pl/obieg.htm
II

http://pbiurowa.w.interia.pl/klawiatura.htm
III

http://pbiurowa.w.interia.pl/programy.htm

Нравится 16